SharePoint heeft veel potentie als documentbeheersysteem, maar het gaat ook regelmatig mis. Mappen worden chaotisch, niemand weet meer wat de naamgeving is, en uiteindelijk slaat iedereen documenten toch lokaal op. Het probleem zit zelden in de tool, maar in de inrichting.
Wat gaat er mis?
De meest voorkomende fout is SharePoint inrichten als een gedeelde schijf. Eindeloze mapstructuren, inconsistente naamgeving en geen afspraken over versiebeheer. Het resultaat is een digitale chaos die erger is dan wat men had.
Hoe doe je het goed?
Een goede SharePoint-inrichting begint met een informatiemodel: welke documenten heeft jouw organisatie, hoe zijn die gecategoriseerd, wie heeft toegang en hoe lang worden ze bewaard? Vanuit dat model wordt de structuur bepaald, niet andersom.
Conclusie
SharePoint werkt goed als documentbeheersysteem, mits het doordacht is ingericht. Met de juiste structuur, metadata en afspraken wordt het een betrouwbare centrale opslagplaats voor jouw organisatie.
Herken je dit in jouw organisatie?
Plan een gratis adviesgesprek en ontdek wat digitalisering concreet voor jouw processen kan betekenen.
Plan gratis gesprek